NOTO-NO-NOTE事例紹介/コラム

設計図の保管スペースを有効活用! 業務も効率化する「資料デジタル化」│ホクショー株式会社 様

  • 2022年12月19日
  • デジタルアーカイブ
  • Webシステム

資料デジタル化_のとのお仕事用

日々の業務の中で一番削減したいものといえば「非効率」な時間です。

「ムリ・ムダ・ムラ」をなくす業務の効率化で、一人ひとりの生産性を高めれば「社員のモチベーションが高まる」「残業が減る」「その分別の仕事をこなすことができる」などの利益につながり、会社にとっても、社員にとっても、良いことが盛沢山です。

今回は、そんな業務の効率化を飛躍的に進めるだけでなく、会社のデッドスペースの有効活用にもつながった「文書デジタル化」でのアーカイブ作成についてご紹介いたします。

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メーカー企業必見! 手書きの大きな設計図をデジタル化! 探す手間が一気に減少した「デジタルアーカイブ」事例

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現在、製造業や建設業で当たり前に使われているコンピューター設計ツール「CAD」ですが、このCADが一般企業に導入開始されたのは、1980~90年代のこと。世間に定着し、3D-CADが開発され、中小企業でもCADが普及してきたのは2000~10年代といわれています。

CADが普及する以前の設計図や製図は、どのメーカーや建設業でも、一枚一枚、紙に手描きで行われていました。このたび、倉庫に長らく保管されていた手描きの設計図デジタル化のお手伝いをさせていただいたのは、石川県に本社を置く「ホクショー株式会社」(以下「ホクショー」)様です。

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「ホクショー」様は、垂直コンベヤ・仕分けコンベヤ・各種自動化装置をはじめとした日本の物流自動化システム・機器の専業メーカー。日本各地の工場や配送センター、物流倉庫において必要不可欠な「搬送システム」を取り扱っているため、お客様の工場・環境に合わせて、一つひとつ設計図を作成しています。

その中で、

  • アナログからデジタルへ移行する前の、手描きで描いていた設計図がまだ大量に紙で保管されている
  • いつお客様からお問い合わせが来るか分からないので、破棄することができない
  • ひとつの設計図がA3、A2、A1など非常にサイズが大きいため、簡単にスキャンすることができない
  • 手描きの設計図が必要になると、保管している倉庫から時間をかけて探し出さなければならない

といった課題・問題を長年抱えていらっしゃいました。

大きな倉庫に保管されている手描きの設計図は、なんと6000冊以上にものぼります。ここまで多くの設計図の山の中から目当てのものを探し出すのは、非常に時間がもったいないですよね。

そこで弊社がご提案させていただいたのが「デジタルアーカイブ」(文書デジタル化)です。(デジタルアーカイブについて詳しくはコチラ

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「デジタルアーカイブ」とは、貴重な原本を綺麗に保存・保管しながら、その情報を簡単に共有し、スピーディに検索できるようにデータ化すること。

そのメリットとして挙げられるのが、

  • すぐに閲覧・共有・検索できるため業務・作業を飛躍的に効率化できる
  • 古文書や歴史資料、ポジフィルム、重要書類など、貴重な文書や資料も傷をつけることなく非接触で保管が可能
  • 大きなサイズで持ち運びが大変なものでも、遠方への送付もデータ送信だけでOK
  • 資料の加工や編集も簡単にできる

という点です。簡単にまとめますと、いつでも、どこでも、誰でも、すぐに資料を利用することができるのです。

今回は、設計図という会社の財産といえる資料を取り扱うということで「ホクショー」様と機密保持契約を結んでデジタル化させていただきました。

弊社にはA1サイズのものまで対応できる設備が整っているため、今回の「ホクショー」様のような大きなサイズの設計図でもスキャニングが可能です。

また今回、設計図が半透明のトレーシングペーパーとなっており、スキャナーの押さえでは原稿が浮いてしまい、普通にスキャンをすると影ができてしまうという事態が発生。そこで、原稿が浮かないように専用の押さえを制作し、文字周りの影は画像補正の際に濃度を抑えて細かく調整するといった処理をするなど、原稿に合わせた細かな工夫を施しました。

さらに、データにしおり機能や目次をつけ、目当ての情報にすぐに飛べるような工夫も。その結果、探す手間が減り、簡単に設計図を閲覧、社内で簡単にデータを共有できるようになり、業務・保管の効率化が実現しました。

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今回デジタル化させていただいた「ホクショー」様の設計図の一部

このように、弊社の資料デジタル化は、

  • 大きなサイズの書面もA1までスキャンが可能
  • 美術系にも強い画像処理技術を活かし、原稿やスキャン状況に合わせた画像補正が可能
  • 原稿状況やスキャン後の用途に応じて、最適な機器を選択できるよう設備が充実している

<>といった点が大きな強みとなっています。(弊社・能登印刷のデジタルアーカイブ紹介ページはコチラ

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能登印刷のデジタル化でのスキャニング

弊社では製造業の設計図だけでなく、図書館や博物館などの希少価値の高い文書、掛け軸や絵図、屏風などの文化財のデジタル化の実績も多数ございます。「デジタル化したいけど、貴重な資料なので何となく気が引けてしまい、手をつけられていない」という場合も、責任を持って厳重に保管し、丁寧にスキャニング・データ化させていただきます。

また「歴史的な本や資料の保管場所に困り、最終的に捨ててしまい、あとで記念誌を作ろうとしても資料がない」というケースも多くお聞きします。

「保管ができないので捨てようか迷っている」という方、お待ちください! 長い歴史を積み重ねた大事な足跡を「デジタル化」して遺していきませんか? どんなご要望もまずはお気軽にお問い合わせください。

▶ 弊社・ナレッジクライマー(能登印刷)デジタルアーカイブ詳細・料金について

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営業:荒山 浩嗣(能登印刷 カスタマーサクセス北陸本部)
制作:向江 幸子(能登印刷 制作部 文書情報管理士)
クライアント:ホクショー株式会社 様
※ 会社名・部署名などは取材および記事制作当時のものになります。

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